Створення презентації Основні способи створення презентації

Під час запуску PowerPoint на екрані з'являється діалогове вікно, в якому пропонується вибрати один із таких способів створення презентації:
• використовуючи Майстра автозмісту;
• на основі шаблона;
• самостійно (порожня презентація).

Рис. 3. Діалогове вікно MS PowerPoint

Майстри – це програми, які служать для полегшення створення різних об’єктів. Майстер не дозволяє визначити всі можливі елементи оформлення презентації. Основне призначення – за найкоротший строк створити придатну до використання презентацію. Створену з його допомоги презентацію можна потім редагувати і удосконалювати звичайними засобами.

Майстер автозмісту автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1. Вид презентації.

2. Спосіб подання.

3. Формат видачі.

4. Доповнення.

Для його запуску спочатку потрібно вибрати вид презентації з наявного списку (службові, проекти, ділові, особисті тощо), а також підвид (шаблон) усередині вибраного виду (наприклад, у виді «Службові» є шаблони «Загальні збори», «Основна сторінка компанії», «Фінансовий звіт»).

Після вибору виду презентації на другому етапі вказується спосіб її подання (демонстрації):

• доповіді, наради, видачі;

• Internet, кіоск.

На третьому етапі визначається формат видачі. Для першого способу подання презентації можливими є такі формати видачі:

• презентація на екрані;

• чорно-білі прозорі плівки;

• кольорові прозорі плівки;

• слайди 35 мм.

На четвертому етапі вводяться додаткові дані для титульного слайда:

• заголовок презентації;

• ім'я автора;

• додаткові дані (наприклад, назва підрозділу).

Якщо на другому етапі був вибраний другий спосіб подання презентації (Internet, кіоск), то третій етап пропускається, а на четвертому вказується наступна інформація для вставлення додаткових елементів:

• тексту авторських прав на кожній сторінці;

• дати останньої зміни;

• адреси E-Mail.

Далі виконується коректування стандартного шаблона заміною поданих у ньому даних потрібними.

Використання майстра дуже зручно, але іноді від його допомоги доцільно відмовитися. Наприклад, якщо презентація містить багато графічних елементів, зручніше вводити та редагувати її деталі вручну. В цьому випадку можна при створенні презентації використати шаблон, а потім внести необхідні зміни.

У комплект поставки MS Power Point входить понад 50 шаблонів різного призначення: створення презентацій, які будуть надруковані; створення чорно-білих слайдів на прозорій плівці; створення екранних демонстрацій. Ці шаблони розроблені професійними художниками та дизайнерами.

Якщо створюється презентація на основі шаблона, то у вкладці «Презентации» вибирається потрібний вид шаблона, наприклад «Фінансовий звіт», який потім заповнюється необхідними даними.

Таким чином, під час створення презентації на основі шаблона автоматизуються тільки перший і другий етапи роботи Майстра автозмісту, а решта етапів виконуються у вільному режимі.

Ще більша свобода під час створення презентацій допускається у виборі шаблона презентації з вкладки «Дизайны презентаций». Тут є тільки шаблони зовнішнього вигляду презентацій, створені професійними дизайнерами. Зміст і порядок показу слайдів визначаються автором самостійно.

Найбільша свобода під час підготовки презентацій допускається у виборі способу на основі порожньої презентації. Для кожного слайда тут потрібно спочатку вибрати авторозмічання слайда (тобто, з яких місцезаповнювачів він буде складатися), потім заповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий рисунок, колірну гаму, вид шрифту тощо).

Такий підхід потребує найвищого професіоналізму в роботі.

Як правило, спочатку створюють кілька слайдів, заповнюють їх даними, підбирають відповідне оформлення, а потім продовжують створення презентації на тлі вибраного оформлення.

Для початку роботи над новою презентацією потрібно:

• запустити на виконання PowerPoint, наприклад за допомогою меню Пуск;

• у першому діалоговому вікні PowerPoint вибрати альтернативний перемикач «Пустую презентацию»;

• у діалоговому вікні «Создать слайд» вибрати потрібний варіант авторозмічання першого слайда, тобто той вид макета слайда, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайда);

• ввести інформацію в месцезаповнювачі першого слайда.

Рис. 4. Діалогове вікно «Создать слайд»

Під час створення презентації часто використовується кнопка «Команды», розташована на стандартній панелі інструментів. При клацанні мишею на цій кнопці на екрані з'являється меню, що містить такі три команди:

• Создать слайд (застосовується для початку роботи з новим слайдом);

• Разметка слайда (використовується для зміни складу місцезаповнювачів слайда);

• Применить оформление (дає змогу вибрати шаблон дизайну презентації).

Рис. 5. Меню «Команды»

Під час роботи з окремим слайдом можна змінювати не тільки склад місцезаповнювачів (команда Разметка слайда), а й розміри і положення кожного міецезаповнювача. Для цього досить виділити місцезаповнювач, клацнувши мишею на ньому, і "перетягнути" місцезаповнювач в іншу зону або змінити розміри переміщенням його маркерів.

Для вилучення виділеного місцезаповнювача потрібно натиснути на клавішу <Delete>. При цьому у виділеному місцезаповнювачі не повинно бути курсора введення.

Якщо месцезаповнювач має містити текст, то його введення здійснюється одним із таких способів: або вручну, або з використанням готового тексту, що є частиною документа, створеного у Word.

Перед початком введення тексту вручну треба виділити місцезаповнювач. При цьому параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлено для даного місцезаповнювача за замовчуванням.

Перехід на новий рядок у межах місцезаповнювача відбувається автоматично після закінчення поточного рядка. Натиснення на клавішу <Enter> приводить до переходу на новий абзац. Якщо ж місцезаповнювач є маркованим списком, то при натисненні на клавішу <Enter> починається новий пункт цього абзаца. Таким чином, і ручне введення тексту в місцезаповнювач повністю збігається з заповненням сторінки у Word. Засоби форматування тексту PowerPoint також повністю збігаються з аналогічними засобами Word. Якщо необхідно скопіювати якийсь фрагмент тексту з Word у місцезаповнювач слайда, то потрібно:

• виділити фрагмент тексту в документі Word і на стандартній панелі інструментів клацнути мишею на кнопці «Копировать», щоб фрагмент спочатку скопіювати в буфер обміну;

• перейти у PowerPoint і виділити місцезаповнювач, в який треба скопіювати фрагмент;

• у меню Правка PowerPoint вибрати команду Специальная вставка;

• у діалоговому вікні «Специальная вставка» встановити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как» вибрати елемент «Неформатированный текст».

Рис. 6. Діалогове вікно « Специальная вставка »

Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою Вставить, то з буфера буде вставлений фрагмент тексту з форматом шрифту, що був у початковому тексті Word, а він далеко не завжди збігається з установленим у PowerPoint форматом.