Microsoft Power Point – це графічна програма для створення комп’ютерних презентацій, які використовуються на ділових зустрічах, презентаціях фірм і т.д.

Види і типи презентацій

Залежно від способу презентацій на комп'ютері розрізняють такі їхні види:

• із сценарієм;

• інтерактивна;

• автоматична.

Презентація із сценарієм

Презентація із сценарієм — це традиційна презентація із слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації з виведенням відеоматеріалу на великий екран або монітор. У ній забезпечується можливість під час показу вносити зміни у процес демонстрації. Цей вид презентацій належить до найпоширеніших мультимедійних презентацій, які включають титри, що пливуть по екрану і містять додаткові пояснення.

Використання анімаційного тексту в поєднанні з анімаційними діаграмами, графіками та ілюстраціями дає змогу зосередити увагу слухачів на основних положеннях і сприяє кращому запам'ятовуванню інформації. Озвучує матеріал, як правило, сам ведучий.

Інтерактивна презентація

Інтерактивна презентація — це діалог користувача з комп'ютером. Користувач приймає рішення, який матеріал для нього важливий, і здійснює вибір на екрані потрібного

об'єкта за допомогою миші або натисненням на клавіші. В цьому випадку видається інформація, на яку є запит.

Усі інтерактивні презентаційні програми керують подіями. Це означає, що коли відбувається певна подія (натиснення на клавішу, позиціювання курсора на екранний об'єкт тощо), програма виконує відповідну дію.

Інтерактивна презентація дає змогу здійснювати пошук потрібної інформації, заглиблюючись в неї настільки, наскільки це було передбачено розробником презентації. Наприклад, користувач починає вивчати товар із загальних відомостей про нього, відображених на екрані, а потім після клацання мишею на гіперпосиланні (підкреслене або виділене кольором слово), на кнопці або на значку відображається більш докладна інформація про конкретні товарні одиниці.

Порції інформації можна подавати:

• графічно;

• у текстовому вигляді;

• за допомогою анімації або відеокліпів;

• читанням тексту "від автора" і використанням звукових ефектів;

• із застосуванням усіх елементів у різноманітних поєднаннях.

Для інтерактивної презентації характерним є закладена в ній властивість захоплювати користувача і підтримувати в ньому зацікавленість матеріалом.

Автоматична презентація

Автоматична презентація — це закінчений інформаційний продукт. Його можна перенести на відеоплівку, дискету, компакт-диск і розіслати потенційним споживачам, щоб дістати уявлення про їхню зацікавленість.

Відповідно до сфери застосування розрізняють торгові, маркетингові, навчальні та корпоративні типи презентацій.

Торгові презентації

Ці презентації використовуються торговими агентами під час укладання угоди. Вони дають змогу за короткий термін подати всю інформацію про товар, значно заощадивши час.

Щоб така операція відбулася, необхідно виконати ряд дій:

• надати потенційному покупцю початкові відомості (призначення продукції та послуги компанії);

• переконати споживача, яку користь забезпечить товар (послуга);

• аргументовано відповісти на запитання, що виникли, й укласти угоду.

Торгові презентації дають змогу роз'яснити основні положення і переваги, які здобуває покупець.

У торгових презентаціях можуть використовуватися всі види презентації:

• із сценарієм, коли агент із продажу вивчає сценарій, відповідно до якого має розвиватися презентація, а потім може провести її в офісі майбутнього покупця або у нього вдома;

• інтерактивна, коли агент відправляє покупцю презентацію (наприклад, на відеострічці) з метою попереднього визначення зацікавленості його в придбанні продукції компанії;

• автоматична, коли матеріал презентації розташований у порядку: початок (основні відомості), середина (вигоди) і кінець (резюме). Вона розглядається покупцем, щоб дістати відомості про товар, який його цікавить.

Маркетингові презентації

Ці презентації використовують при підготовці умов для майбутніх торгових презентацій, їх застосовують для широкої аудиторії (проводяться на виставках-яр-марках або в офісі покупця), для навчання агентів з продажу.

Прикладом маркетингової презентації є рекламні ролики на телебаченні. Щоб зосередити увагу на компанії та її продукції, у презентації можна об'єднати графіку, анімацію, відео і звук.

У маркетингових презентаціях використовуються всі види презентації:

• із сценарієм, коли презентація є досконалим засобом подання інформації для великої аудиторії (її можна зазделегідь відрепетирувати). Презентацію із сценарієм можна розіслати менеджерам офісів для проведення показів відеоматеріалів у відділах збуту на І місцях. У неї, звичайно, є інформація про анонси й огляди нових товарів, а також порівняльний аналіз продукції та товарів компанії і тих, що випускаються конкурентами;

• інтерактивна, коли є можливість вибирати як спосіб вивчення діяльності компанії та її продукції, так і міру докладності викладу матеріалу. Інтерактивна презентація дає змогу використати інформацію для різноманітної та широкої аудиторії, в тому числі для виставок-ярмарків;

• автоматична (її можна використати для широкої аудиторії, розіслати споживачу на дискеті, компакт-диску, відеокасеті тощо). На виставках такі презентації досить часто становлять основу експозиції.

Навчальні презентації

Ці презентації призначені для допомоги викладачу забезпечити зручне і наочне подання навчального матеріалу.

Навчальні презентації поділяються на такі види:

• презентації-семінари (ознайомлення з новою технікою; освітні презентації; порівняльний аналіз продукції, що випускається; огляд поточного стану ринку; навчання студентів, надомних працівників; презентації для споживачів, у тому числі потенційних);

• презентації для самоосвіти (інтерактивні системи, за допомогою яких можна здобути відомості про товар, компанію, ринок, конкурентів тощо, включаючи самий додаток, у середовищі якого здійснюється перегляд матеріалу);

• презентації-порадники (поради викладачу або лектору, як ефективніше провести презентацію);

• презентації для клієнтів корпорацій (навчальні диски та тематичні порадники, які розсилаються за замовленням споживачів).

У навчальних презентаціях використовуються всі види презентації:

• із сценарієм (підходить для виступу на семінарах, дає змогу весь час підтримувати інтерес до інформації, що подається. У ході заняття, відповідаючи на запитання студентів, викладач може змінити послідовність подання матеріалу або настроїти презентацію з урахуванням конкретної аудиторії перед початком заняття);

• інтерактивна (дає змогу студентам засвоювати матеріал самостійно; може поширюватися через мережу Internet);

• автоматична (дає змогу охопити ту чи іншу тему у простій та наочній формі. Наприклад, у музеях такі презентації, записані на відеокасети, демонструються на спеціальних екранах, щоб дати уявлення про експонати).

Корпоративні презентації

Ці презентації призначені для доведення інформації до акціонерів корпорації. Корпоративні об'єднання використовують також глобальну мережу Internet, що дає змогу дістати доступ до гіпертекстової гіпермедійної системи World Wide Web (WWW). Гіпертекстові документи (щорічні звіти, проспекти тощо), які є WWW, містять текстові посилання на інші документи, розміщені на WWW-серверах у всьому світі. Для звернення до гіпертекстового , документа досить клацнути мишею на підкресленому фрагменті тексту.

Функція гіпермедіа у WWW є подальшим розвитком ідеї гіпертексту. Натиснення на значку швидкого виклику в документі дає змогу дістати доступ до графічної, звукової та відеоінформації, до комп'ютерної анімації. Президент компанії може, наприклад, розсилати корпоративні повідомлення (службові документи), супроводжуючи їх власними аудіо (відео) коментарями.

Корпоративні презентації поділяються на такі види:

• для акціонерів;
• щорічні звіти;
• електронні журнали;
• для служб, зайнятих роботою з персоналом;
• з питань інвестицій і фінансування.

У них використовуються всі види презентації:

• із сценарієм (призначена для демонстрації на великих зборах акціонерів компанії, наприклад, із питань, пов'язаних з отриманням інвестицій). Презентація, в якій подається економічне обґрунтування фінансування проекту, як правило, призначена для показу одній людині (наприклад, в офісі представника банку-інвестора на комп'ютері);

• інтерактивна (дає змогу розширити аудиторію одержувачів інформації). Користувач може самостійно ознайомитися з інформацією про структуру, продукцію і персонал корпорації;

• автоматична (застосовується службами, зайнятими роботою з персоналом, для подання загальних відомостей про корпорації, записані на дискетах або відеокасеті). Інформацію про фірму на відеокасеті можна розіслати акціонерам, банкам-інвесторам, службовцям тощо. Презентацію можна демонструвати на виставках-ярмарках.

Огляд середовища PowerPoint

PowerPoint має спільні риси з іншими засобами Office. Наприклад, запуск PowerPoint здійснюється так само, як і будь-якого іншого додатка Office: за допомогою меню Пуск, за допомогою панелі Office, подвійним клацанням мишею на його ярлику, за допомогою підготовленої раніше презентації.

Вікно PowerPoint за своєю структурою збігається з вікнами інших засобів, тобто має смугу заголовка, рядок меню, панелі інструментів, робочу область і рядок стану.

Рис. 1. Головне вікно MS PowerPoint

Специфіка вікна PowerPoint полягає в тому, що ліворуч від горизонтальної смуги прокручування є кнопки режимів перегляду слайдів. Ці кнопки нагадують аналогічні кнопки Word. Вони дублюють відповідні команди з меню Вид.

Рис. 2. Режими перегляду слайдів в MS PowerPoint

Призначення окремих режимів перегляду слайдів таке.

Режим слайдів. У цьому режимі слайд займає робочу область PowerPoint і на екрані одночасно відображаються засоби роботи з цим слайдом (меню, панелі інструментів, смуги прокручування). Тому режим слайдів використовується для створення і зміни поточного слайда.

Режим структури. В робочій області відображаються Заголовки і текст слайдів у вигляді ієрархічної структури. Тому він застосовується для ознайомлення із структурою всієї презентації і в разі потреби — її зміни (переміщенім окремих розділів, а також їх вилучення).

Режим сортувальника. В робочій області PowerPoint відображається вся презентація, причому кожний слайд виводиться в зменшеному вигляді. Режим використовується для перегляду послідовності, в якій розташовано слайди у презентації, а також для переходу до роботи з певним слайдом. Для цього досить двічі клацнути мишею на ньому. В режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд в інше місце презентації перетягуванням за допомогою лівої клавіші миші. В цьому режимі можна також добавляти нові слайди перед виділеним або вилучати виділений слайд, натиснувши на клавішу <Delete>. На етапі підготовки демонстрації режим сортувальника застосовується для задання інтервалів часу показу кожного слайда і встановлення анімаційних ефектів переходу від одного слайда до іншого.

Режим сторінок нотаток. У цьому режимі відображається слайд, що складається з двох частин: видимої частини, яка виводиться під час демонстрації, та сторінки нотаток доповідача до даного слайда, що під час демонстрації не відображається. В режимі сторінок нотаток вносяться і змінюються коментарі до слайда.

Режим показу слайдів. Використовується для демонстрації презентації. В ньому кожний слайд виводиться на весь екран.

За допомогою названих вище кнопок можна переходити з одного режиму на інший під час підготовки та демонстрації слайдів, а також під час унесення і зміни нотаток. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнятий весь екран, вийти з нього можна, натиснувши на клавішу <Esc> або вибравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правою клавішею миші на будь-якому місці слайда.

Завершення роботи у PowerPoint здійснюється закриванням його вікна.